個人情報保護基本方針

1．基本方針

個人情報は個人の重要な財産である。
当社の業務に従事するすべての者は、個人情報保護に関する法令、その他の規範を遵守し、個人情報を正確かつ安全に取り扱い、個人情報の保護の強化に努め、その信頼に応えなければならない。

2．個人情報保護マネジメントシステムの目的

日本工業規格JIS Q 15001「個人情報保護マネジメントシステムの要求事項」および「個人情報の保護に関する法律」に則し、当社の個人情報保護マネジメントシステムに関する要求事項について規程を定める。
(1)適切な個人情報の収集、利用および提供の基準と運用の規程を定める。
(2)個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび漏えいなどが起こらないようにするための規程を定める。

3.組織活動

基本方針を具体化するため以下の活動を行う。
(1)当社の従業者は、個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守する。
(2)個人情報保護管理者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施および運用に関する責任と権限を与え、業務を行わせる。
(3)個人情報保護監査責任者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの監査を実施する。
(4)個人情報保護マネジメントシステムの監査に基づき、社内の規程、運用方法を改善する。
(5)取引のある企業および団体に対し、個人情報保護マネジメントシステムの目的達成のための協力を要請する。
(6)本基本方針は、当社のホームページに掲載し、いつでも閲覧可能な状態とする。
(7)個人情報保護マネジメントシステムは、見直しを行い継続的に改善する。

4.個人情報の取り扱い

(1)個人情報の収集、利用、提供について
当社は個人情報の収集にあたり、当社の正当な事業の範囲内で収集目的を明確に定め、本人の同意を得た上で収集し、利用および提供は収集目的の範囲内で適切に取り扱う。
(2)個人の権利の尊重
当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報について、開示、訂正、削除を求められた場合は、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応ずる。
(3)安全対策の実施
当社は、個人情報が社外に流出する、あるいは不当に改ざんされるなどといった事故を引き起こさないように社内規程を整備し、安全対策を実施する。

5.個人情報保護に関する苦情・相談

個人情報の苦情及び相談などのお問合せにつきましては、ご本人又は代理人確認をさせていただいた上で、対応させていただきます。

電話 03-5690-2201 (代表)　人事総務部

2016年10月01日 制定
2019年04月01日 改訂
株式会社HCSホールディングス
代表取締役社長　加藤　俊彦

個人情報の取扱いについて

1．事業者の名称

株式会社HCSホールディングス

2.個人情報保護管理者

嶺　正二郎

3.個人情報の利用目的

当社が取扱う個人情報（受託情報を含む）は、次に掲げる目的を遂行する場合に必要な範囲内で利用いたします。

• 人事管理（給与計算、人事評価）に関する業務遂行
• 社会保険及び公的年金（健康保険、雇用保険、労災保険、厚生年金等）に関する業務遂行
• 租税公課の徴収・納付等の業務遂行
• 育児、介護等の従業者の就業環境の整備
• 独身寮、社宅、慶弔等の福利厚生業務の実施
• 組織編成、人員配置、人事評価等の円滑な業務遂行
• 教育、研修の実施による従業者の職務能力開発
• 当社事業所における情報セキュリティ措置の管理（入退室管理、メールやインターネットのログ監視等）
• 業務上必要な連絡、緊急時の連絡
• 採用・選考活動

4.個人情報の取得

個人情報の取得は、適法かつ公正な手段及び手続きにより本人の同意を得た上で取得し、取得した個人情報は当社の業務運営上、必要な範囲内で利用させていただきます。

5.個人情報の第三者への提供

次のいずれかに該当する場合を除いて、個人情報を第三者に提供することはありません。

• ご本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• 利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いを委託する場合
• 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合

6.個人情報の開示・訂正・利用停止

当社が保有している個人情報に関する開示や訂正及び利用停止などのご請求につきましては、ご本人であることを確認したうえで、法令等に基づき合理的な範囲内で対応致します。
ただし、次のいずれかに該当する場合は、開示等できない場合があります。

• 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 法令に違反することとなる場合
• 当社の定める手続きに同意が得られない場合
• ご本人確認ができない場合
• 当社に開示権等の権限がない個人情報の場合

7.個人情報取扱いの委託

当社は、システム開発・保守及び情報処理等で、業務の全部又は一部を外部に委託することがあります。委託に際しては、個人情報の安全管理がはかられるよう、当社が定めた委託先選定基準で委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持など適切な管理をはかります。

8.利用目的による制限

あらかじめ、ご本人の同意を得ないで利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱いません。ただし、次のいずれかに該当する場合は、この限りではありません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

9.個人情報の共同利用

当社は利用目的の達成に必要な範囲で、お客様の個人データを下記のとおり共同利用させていただく場合があります。
（1）共同して利用する個人データの項目
　　　氏名、会社名、部署名、電話番号やメールアドレス等の連絡先等
（2）共同して利用する者の範囲
　　　 ＨＣＳホールディングスグループ（下記のとおり）
　　　①株式会社日比谷コンピュータシステム
　　　②株式会社アイシス
　　　③株式会社日比谷リソースプランニング
　　　④株式会社オートマティゴ
　　　⑤株式会社ビジー・ビー
　　　⑥HCS Vietnam Co.,Ltd
（3）共同して利用する者の利用目的
　　　グループによる総合的なサービス提供
（4）当該個人データの管理について責任を有する者
　　　株式会社ＨＣＳホールディングス
（5）取得方法
　　　 各種サービスの申込みならびに取引等により取得

10.個人情報の安全性確保の措置

当社は、個人情報保護の取組みを当社業務に従事する者に周知徹底させるために、個人情報に関する規程、基準を定め必要な教育を継続的に行います。

11.個人情報保護に関する苦情・相談窓口

個人情報の開示・訂正ならびに利用停止、苦情及び相談などのお問合せにつきましては、下記までご連絡下さい。ご本人または代理人確認をさせていただいたうえで、対応させていただきます。

個人情報保護に関するお問合せ窓口：人事総務部
電話番号：03-5690-2201 (代表)
FAX番号：03-5690-0081
E-mail：hcs-soumu@hcs-hd.co.jp

12. 当社が所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申し出先： 個人情報保護苦情相談室
住所： 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
電話番号： 03-5860-7565、0120-700-779

2016年10月1日 制定
2019年 4月 1日 改訂